Gobernanza de Datos

GOBERNANZA DE DATOS

PROVEER INFORMACIÓN

PARA LA TOMA DE DECISIONES Y MEJORA CONTINUA

MODELO DE GOBERNANZA DE DATOS

La Gobernanza de Datos (GB) se entiende como un “conjunto de definiciones, procesos, políticas, estándares y métricas que aseguran el uso eficaz y eficiente de la información, para permitir que una organización alcance sus objetivos”.

Como institución, en materia de GB nos hemos propuesto las siguientes metas:

Robustecer la toma de decisiones, los procesos de planificación estratégica y de autoevaluación a nivel institucional y de carreras, así como de programas.

Establecer definiciones, responsabilidades, estándares, métricas, directrices y normas que aseguren la calidad de los datos.

Reducir la fricción operacional al contar con una fuente única de datos.

Garantizar la transparencia de los procesos.

Generar una cultura de consumo de dato para la gestión.

Bajo la premisa de que el modelo de gobernanza de datos a implementar debía coordinar personas (unidades dueñas de los datos), procesos y tecnología, a inicios de 2019 se realizó un diagnóstico entre las unidades académicas y administrativas identificando las necesidades de información, los procesos de gestión de los datos, y los sistemas provistos para el almacenamiento y procesamiento de estos.

Los resultados del diagnóstico, más el marco teórico levantado, fueron los insumos para el diseño y adaptación de un modelo de gobernanza de datos institucional (Figura), que consta de cuatro fases y que dejarán instalado el Sistema de Información Corporativo (SIC). La implementación ha utilizado un enfoque de trabajo que facilita la comprensión del ciclo de vida de los datos y la información, para convertirlos en un activo diferenciador de la institución como son los “Indicadores Gobernados”, que permiten la evaluación del desempeño institucional en diversos ámbitos de su quehacer (Pregrado, Postgrado, Investigación, Innovación, Vinculación con el Medio, Gestión y Relaciones Internacionales).

INTERACCIÓN DEL MODELO

FASES DE GOBERNANZA DE DATOS

Gestión del Conocimiento y documentación

En esta fase se adicionan a los datos los atributos de conocimiento, calidad e integridad, lo anterior en base a una adecuada y consensuada definición de indicadores, un estructurado y sistematizado proceso de levantamiento de la información, y un modelamiento de datos que establezca las relaciones y asociaciones entre las variables que construirán los indicadores.

Las fichas de indicadores aprobados estratégica y técnicamente van constituyendo el Manual de Indicadores Gobernados a nivel institucional, se transfieren como insumo a la segunda fase y se comunica a la unidad dueña del dato que este serán integrados a la plataforma que cobija el modelo de GB implementado (datacorp.utalca.cl).

Sistema de Información Corporativo (SIC-Utalca)

Para asegurar el acceso, disponibilidad y seguridad de los indicadores gobernados, se desarrolla el Sistema de Información Corporativo, el cual conversa con una herramienta de inteligencia de negocios que interopera con diferentes bases de datos de la Institución, para extraer e integrar los datos levantados en la primera fase, y que la metodología de GD requiera.

El equipo técnico en conjunto con la unidad dueña del dato trabajan en paneles de visualización para los indicadores gobernados, en una versión preliminar respetando y siendo consistente con los atributos y principios del modelo de GD implementado. Los paneles de visualización, son interactivos y contienen uno o más indicadores gobernados y elementos gráficos complementarios, que en su versión final (retroalimentación) cumple con dar a conocer una situación en particular a través de indicadores, facilitando el análisis y la toma de decisiones.

Normativa y Cultura de Uso

En esta fase de la implementación, los datos que ingresan a la metodología de gobernanza adquieren el atributo de usabilidad, lo anterior se enmarca en la normativa y cultura de uso impulsada desde la alta dirección. La estructura del modelo organiza la interacción entre las Unidades Dueñas del Dato, el Equipo técnico, el Custodio de datos y los Interesados (usuarios).

Al definir un marco normativo y una estructura asociada al modelo implementado se busca proteger las necesidades de los interesados en los datos (usuarios), unificar las fuentes de datos, como también potenciar una cultura de consumo del dato, que permita una gestión efectiva e innovadora.

Mejora Continua

En esta fase se analizan, revisan y adecuan todos los pasos realizados para minimizar las desviaciones. Además de integrar los principios de difusión, capacitación y uso correcto de los datos. Las actividades implementadas dan cuenta de:

Instrucción técnica individual: a los directores de escuelas, directores unidades dueñas de los datos, y otros interesados. En estas actividades se instruye técnicamente sobre el funcionamiento de esta herramienta, el modelo de gobernanza de datos, indicadores gobernados, usabilidad del soporte analítico, y se realizan rutas de navegación en el SIC guiadas por el equipo técnico, donde se puede trabajar en la plataforma en un ambiente controlado.

Cápsulas tutoriales: corresponde a videos de corta duración en donde se abortan temas transversales del uso de la herramienta, tales como: acceso, filtros, descarga de bases de datos, descarga de imágenes, entre otros, que permitan al usuario comprender las diferentes funciones del SIC-UTALCA a través del autoaprendizaje. Cabe mencionar que las cápsulas tutoriales generadas, están interconectadas de manera de generar profundos aprendizajes a largo plazo.

Instructivo de uso: en este documento se describen las instrucciones a seguir de una manera clara, precisa y didáctica, de manera que la experiencia del usuario en la plataforma resulte sencilla y exitosa.

Correo de consultas: canal de comunicación a disposición de los usuarios para solicitar acompañamiento técnico, realizar consultas y expresar sus comentarios o sugerencias de mejoras.

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